papierloses Büro – die ersten Schritte

Ihr Weg in das papierlose Büro

Schrankwände vollgestapelt mit Ordnern, Formularablagen und Papierberge auf dem Schreibtisch. Dieses Bild prägte jahrelang die Büros vieler Unternehmen. Doch das könnte schon sehr bald der Vergangenheit angehören. Nach einer Studie des Digitalverband Bitkom (Link) setzt sich das sogenannte  „papierlose Büro“ weiter durch. Immerhin jedes dritte Unternehmen (30 Prozent) arbeitet bereits weitestgehend papierlos. Sechs Prozent sind schon komplett papierlos.

Ihre Vorteile

Das papierlose Büro bietet dabei ökologische und ökonomische Vorteile, unter anderem:

+ ortsunabhängiges und schnelles Finden und Bearbeiten von Dokumenten, jede Information ist nur ein Klick entfernt
+ Kollaboratives Arbeiten mit mehreren Personen und Teams und dadurch vereinfachte Kommunikation und mehr Produktivität
+ zuvor manuelle Prozesse werden automatisiert und beschleunigt
+ Platzersparnis und Materialersparnis durch weniger Regale und Ordner
+ Verzicht auf Papier für die Schonung der Umwelt
+ Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
+ Erhebliche Verbesserung des Datenschutzes

Ihr Weg

Doch wie geht das papierlose Arbeiten tatsächlich und wie können Sie auf diesen Zug aufspringen?

Neben der Einführung von Cloud-Tools zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten und der zentralisierten Teamarbeit, wie etwa Microsoft 365 (Wir berichteten) hat eine ganzheitliche Antwort nur drei Buchstaben: DMS. DMS steht für Dokumenten Management System und kann einen Großteil Ihrer Prozesse digitalisieren.

So können beispielsweise Eingangsrechnungen mittels eines Genehmigungsworkflows schnell und effizient geprüft, vorerfasst, genehmigt und bezahlt werden. Mit Hilfe eines DMS in Ihrem Unternehmen werden alle Dokumente (Schriftverkehr, Verträge etc. ) in einem digitalen Dokumenten-Pool erfasst, analysiert, verschlagwortet, an zuständige Mitarbeiter gemäß definiertem Prozess weitergeleitet und revisionssicher abgelegt und archiviert. Namhafte Anbieter solcher Werkzeuge sind Docuware, ELOoffice oder Poststream.

Zusammen mit unseren Technologiepartnern finden wir die für Ihr Unternehmen beste Lösung und implementieren diese in 5 einfachen Schritten:

  • Ermittlung, Dokumentation und Analyse der bestehenden Unternehmensprozesse.
  • Identifizieren ineffizienter Prozesse und Verbesserung dieser.
  • Implementierung der Prozesse in das DMS
  • Schulung
  • Kontinuierliche Verbesserung

 

Sie möchten mehr über digitale Prozesse erfahren, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann und sich selbst davon überzeugen? Wir helfen Ihnen. Vereinbaren Sie gleich eine unverbindliches Erstgespräch!

T. 0341 91 35 86 60