Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse – warum es so wichtig für Ihr Unternehmen ist

Prozessdokumentation als wichtiger Treiber für Ihren Erfolg

Gibt es in Ihrem Unternehmen auch den einen Mitarbeiter (m/w/d), der eigentlich schon immer da ist und den man alles fragen kann. Stellen Sie sich nun vor, dass dieser Mitarbeiter z. B. die Büroleitung kurzfristig für unbestimmte Zeit ausfällt.

Sie bekommen Bauchschmerzen bei diesen Gedanken? Dann sollten Sie zusammen mit uns Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse dokumentieren, damit das Wissen im Unternehmen verbleibt und von anderen Mitarbeitern weiterhin ausgeführt werden kann.

Ihre Vorteile

Eine strukturierte Prozessdarstellung bietet viele weitere Vorteile:

+ Eine Vertretung kann sich schnell in die Aufgaben des/der ausgefallenen MitarbeiterIn
einarbeiten und diese ausführen

+ Die Einarbeitung von neuen MitarbeiterInnen gestaltet sich einfach und übersichtlich

+ langjährig gelebte Prozesse lassen sich so analysieren und ggf. optimieren

  • Beseitigung von Unstimmigkeiten in den Prozessabläufen
  • Vermeidung von Doppelarbeiten
  • Vereinheitlichung von unterschiedlichen Prozessvarianten
  • Schaffung eines klaren und verständlichen Regelwerks
  • Verminderung des Abstimmungsaufwands
  • Vorbereitungen für ein Qualitätsmanagement und eine Zertifizierung nach DIN ESN ISO 9001

+ Grundlagenbildung für Digitalisierungsprojekte (wie etwa die Einführung eines ERP oder DMS (wir berichteten))

 

Unsere Methode:

Zusammen mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern identifizieren wir die wesentlichen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Einige fallen Ihnen womöglich direkt ein, manche sind versteckt. Um die wichtigsten Führungs- und Unterstützungsprozesse zu identifizieren, erstellen wir  Arbeitsplatzbeschreibungen, in denen Ihre Mitarbeiter kurz deren Aufgaben beschreiben und den jeweiligen Anteil an der wöchentlichen Arbeitszeit einschätzen. Im Anschluss werden Mitarbeitergespräche geführt und die Aufgabenabarbeitung (Prozesse) beschrieben. Der Blick „von außen“ in das Unternehmen bietet sich hier besonders an, da sonst oftmals viele Schritte vergessen werden, da sich schnell „Betriebsblindheit“ einstellt.

Prozessdokumentation

Einerseits kann die Dokumentation in Prosa erfolgen. So kann sich der Prozess „angelesen“ werden. Für eine bessere Übersicht bieten sich jedoch zusätzlich Prozessdiagramme an, mit denen auf einen Blick der gesamte Prozess vom Ausführenden überblickt werden kann. Wir arbeiten dazu bei der Helo Systems mit dem standardisierten Verfahren BPMN (Business Process Model and Notation). Das sieht dann wie in dem einfachen Beispielprozess im Bild aus.

Prozessanalyse, -Optimierung und -Automatisierung

Dank einer übersichtlichen Dokumentation und Darstellung Ihrer Prozesse können diese eingehend analysiert werden. Dabei liegt der Fokus auf Effizienz, Kosten- und Zeitersparnis. Unnötige Arbeitsschritte können identifiziert, mit den Mitarbeitern besprochen und verbessert werden. In diesem Schritt können auch digitale Helfer eingeführt werden, um Prozessschritte oder ganze Prozesse zu digitalisieren und automatisieren. Hierzu gibt es am Markt eine Vielzahl kleiner aber effektiver Helfer, die Sie im Verlauf des Projektes kennenlernen. Damit haben Sie und Ihre Mitarbeiter wieder mehr Zeit und Arbeitskraft für die wirklich wichtigen Dinge: Ihre Kunden und Ihr Unternehmen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt Sprechen Sie uns gerne an.

Telefon:          0341 / 91358660

Email:              kontakt@helo-systems.de